Website verhuizing checklist maken zonder stress

Een website verhuizen lijkt simpel: bestanden kopiëren, domein omzetten en klaar. In de praktijk gaat het vaak mis op de momenten waarop klanten u juist willen bereiken. De site is tijdelijk niet beschikbaar, formulieren komen niet aan of e-mail valt uit omdat DNS-records onbedoeld zijn gewijzigd. Met een goede website verhuizing checklist maken voorkomt u dat soort verrassingen.

Voor mkb-bedrijven is een verhuizing meer dan een technische handeling. Uw website is vaak gekoppeld aan e-mail, agenda’s, offerteformulieren, online afspraken, betaalproviders en vindbaarheid in Google. Daarom is voorbereiding geen extra stap, maar de basis voor continuïteit.

Begin met de reden en de gewenste uitkomst

Zet eerst op papier waarom u verhuist. Misschien is uw huidige hosting traag, is support slecht bereikbaar, betaalt u voor losse diensten bij verschillende partijen of heeft u vaker storingen dan u lief is. Die reden bepaalt wat de nieuwe situatie moet oplossen.

Kijk daarbij niet alleen naar opslagruimte of de maandprijs. Een goedkope hostingoplossing kan duur uitpakken als uw site traag is, back-ups ontbreken of niemand bereikbaar is wanneer e-mail uitvalt. Bepaal dus vooraf welke prestaties, beveiliging, support en afspraken u nodig hebt. Voor een webshop gelden bijvoorbeeld andere eisen dan voor een eenvoudige bedrijfswebsite. Heeft uw organisatie veel e-mailaccounts of cloudkoppelingen, dan moet dat expliciet onderdeel zijn van het verhuisplan.

Maak ook één persoon intern verantwoordelijk voor beslissingen en communicatie. Dat voorkomt dat een webbouwer, marketingbureau en hostingpartij allemaal aannemen dat iemand anders de laatste controle uitvoert.

Website verhuizing checklist maken: wat moet erin?

Een bruikbare checklist beschrijft niet alleen wat er technisch moet gebeuren, maar ook wie iets doet en wanneer. Werk met een geplande verhuisdatum, een contactpersoon bij de oude en nieuwe partij en een duidelijk terugvalscenario. Kies bij voorkeur een rustig moment, bijvoorbeeld buiten openingstijden of op een tijdstip waarop uw website weinig bezoekers heeft.

Neem in ieder geval deze onderdelen op:

• een volledige back-up van websitebestanden, database, e-mail en instellingen;
• een overzicht van domeinen, DNS-records, e-mailaccounts en gekoppelde externe diensten;
• toegangsgegevens voor hosting, domeinbeheer, CMS, database en eventueel CDN of betaalprovider;
• een testomgeving of tijdelijk adres waarop de verhuisde website vooraf gecontroleerd kan worden;
• een communicatieplan voor medewerkers, klanten en leveranciers als er toch kort onderhoud nodig is;
• een herstelplan: wie grijpt in en welke back-up wordt teruggezet als iets niet werkt.

Een export van alleen de websitebestanden is niet genoeg. Veel websites draaien op een database met pagina’s, producten, formulieren, klantgegevens of instellingen. Bij WordPress zijn ook thema’s, plugins en versies van PHP relevant. Leg vast welke softwareversies nu in gebruik zijn. Een nieuwe server met een andere PHP-versie kan een oude plugin breken, ook als de bestanden netjes zijn overgezet.

Breng alle afhankelijkheden in kaart

De grootste fout bij een websiteverhuizing is denken dat de website losstaat van de rest. Uw domeinnaam wordt vaak ook gebruikt voor e-mail. Verandert u DNS zonder voorbereiding, dan kunnen berichten naar info@uwdomein.nl ineens niet meer aankomen.

Inventariseer daarom alle DNS-records. Denk aan het A-record voor de website, MX-records voor e-mail, SPF, DKIM en DMARC voor betrouwbare e-mailbezorging, plus records voor subdomeinen zoals portal.uwdomein.nl of shop.uwdomein.nl. Controleer ook of er verificaties lopen voor Microsoft 365, Google Workspace, nieuwsbriefsoftware of andere cloudtools.

Noteer daarnaast alle koppelingen die bezoekers niet direct zien. Een contactformulier kan mail versturen via een aparte SMTP-dienst. Een webshop kan communiceren met een voorraadpakket, boekhouding, verzenddienst of betaaldienst. Een wijziging van server, IP-adres of SSL-certificaat kan effect hebben op zo’n koppeling.

Het is verstandig om de TTL-waarde van belangrijke DNS-records één of twee dagen vóór de verhuizing tijdelijk te verlagen. Daardoor wordt een DNS-wijziging doorgaans sneller zichtbaar. Doe dit gecontroleerd: ondoordacht records aanpassen vlak voor de verhuizing creëert juist extra risico.

Maak eerst een kopie en test die grondig

Verhuis nooit rechtstreeks van de oude live-omgeving naar de nieuwe omgeving zonder test. Maak een volledige kopie van de site en database, plaats die op de nieuwe server en controleer alles voordat bezoekers naar de nieuwe versie gaan.

Test niet alleen of de homepage opent. Doorloop de belangrijkste acties alsof u een klant bent. Vul formulieren in, controleer of de bevestigingsmail aankomt, test zoekfuncties, downloads, inloggen en een bestelling als u een webshop hebt. Kijk op mobiel én desktop. Controleer ook of afbeeldingen, pdf’s en redirects werken.

Let extra op beveiliging. De nieuwe omgeving moet een geldig SSL-certificaat hebben, zodat bezoekers geen browserwaarschuwing zien. Controleer of de site overal via HTTPS opent en of er geen meldingen zijn over onveilige inhoud. Zorg ook dat automatische back-ups actief zijn voordat de DNS wordt omgezet. Een back-up die pas na de verhuizing wordt ingesteld, helpt niet als de eerste uren iets fout loopt.

Bescherm uw vindbaarheid tijdens de verhuizing

Een verhuizing naar een andere hostingpartij hoeft geen positie in Google te kosten. Dat gebeurt vooral wanneer URL’s veranderen, pagina’s verdwijnen of zoekmachines tijdelijk een foutmelding zien. Blijven domein en pagina-structuur hetzelfde, dan is het SEO-risico meestal beperkt. Toch blijft controle nodig.

Maak vooraf een lijst van belangrijke pagina’s en noteer waar verkeer of aanvragen vandaan komen. Controleer na de verhuizing of deze pagina’s nog een statuscode 200 geven. Veranderen URL’s wel, gebruik dan permanente 301-redirects van de oude naar de juiste nieuwe pagina. Stuur niet alle oude pagina’s blind door naar de homepage. Dat is onhandig voor bezoekers en kan zoekmachines het verkeerde signaal geven.

Neem ook analytics, cookie-instellingen, sitemap, robots.txt en conversiemetingen mee in de controle. Voor veel mkb-bedrijven is een contactformulier of belknop waardevoller dan een mooi bezoekersaantal. Test dus of aanvragen daadwerkelijk blijven binnenkomen.

Zet DNS pas om als de nieuwe omgeving klaarstaat

De DNS-wijziging is het moment waarop bezoekers naar de nieuwe server gaan. Voer die pas uit wanneer de testomgeving is goedgekeurd, back-ups zijn gecontroleerd en u zeker weet dat e-mailrecords behouden blijven.

Houd de oude hosting na de omzetting nog even actief. Hoe lang precies, hangt af van de situatie. Bij een eenvoudige site is enkele dagen vaak voldoende. Bij een webshop, een druk bezochte website of een omgeving met veel e-mailverkeer is langer aanhouden verstandiger. Zo kunt u vergelijken, gegevens terughalen en problemen oplossen zonder dat er meteen paniek ontstaat.

Controleer na de omzetting vanaf verschillende netwerken en apparaten of de nieuwe site zichtbaar is. Door DNS-caching kan niet iedereen op hetzelfde moment de nieuwe omgeving zien. Kijk ook in de foutmeldingen van de website en server. Een pagina die voor u goed opent, kan voor een klant alsnog een fout geven door een specifieke plugin, cache of formulierinstelling.

Controleer na de verhuizing nog een keer

De verhuizing is niet klaar zodra de homepage online staat. Plan binnen 24 uur een korte nacontrole. Test e-mailverzending en ontvangst, formulieren, SSL, redirects, snelheid, back-ups en de belangrijkste bedrijfsprocessen. Controleer ook of medewerkers gewoon kunnen mailen vanaf hun bekende adressen.

Documenteer vervolgens de nieuwe situatie: waar staan de logingegevens, wie beheert het domein, waar draaien de back-ups en wie belt u bij een storing? Dat klinkt administratief, maar het scheelt veel tijd wanneer een medewerker vertrekt of er later iets aangepast moet worden.

Heeft u geen eigen IT-afdeling, dan is het prettig als één partij het overzicht houdt over hosting, domein, DNS, e-mail en dagelijkse ondersteuning. NLXS helpt bedrijven daarbij vanuit Breda met managed hosting en ICT-beheer onder één dak, zodat een verhuizing geen project wordt waar u zelf achteraan moet.

Een goede verhuizing voelt voor uw klanten uiteindelijk saai: de website werkt, e-mail blijft binnenkomen en uw bedrijf gaat gewoon door. Precies dat is het doel van een checklist die verder kijkt dan alleen bestanden verplaatsen.